Optimus Software

Datenschutz

Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir während Ihres Besuchs auf unserer Website verarbeiten und welche Rechte Sie haben. Bei den verwendeten Begrifflichkeiten verweisen wir auf die Definitionen in Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu zählen z.B. Ihr Name, Ihre Adress- und Kommunikationsdaten oder Ihre E-Mailadresse.

Verarbeiten meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogenen Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

Verantwortlicher oder „für die Verarbeitung Verantwortlicher“ ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

  1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
    Optimus Software GmbH
    Tal 44
    80331 München
    Tel. 089 24 88 54 54-1
    E-Mail: info@optimussoftware.de
  2. Datenschutzbeauftragter
    1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

      Verantwortlicher ist die Optimus Software GmbH, Tal 44, 80331 München,
      Tel.: 089 24 88 54 54-1, E-Mail: info@optimussoftware.de.

      Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie per E-Mail an datenschutz@optimussoftware.de oder über unsere Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“ kontaktieren.
  3. Verarbeitung personenbezogener Daten
    1. Besuch unserer Website
      1. Umfang der Datenverarbeitung Wenn Sie unsere Website besuchen, überträgt Ihr Browser auch technischen Gründen bestimmte Daten an unseren Webserver. Dabei handelt es sich um folgende Daten (sogenannte Serverlogfiles):
        • IP-Adresse
        • Datum und Uhrzeit der Anfrage
        • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
        • Betriebssystem und dessen Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode
        • Übertragene Datenmenge
        • Website, von der die Anforderung kommt („Referrer-URL“)
        • Browser, Sprache und Version der Browsersoftware
        • Abgerufene Dateien
        Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten findet nicht stat.
      2. Zweck der Datenverarbeitung
        Die vorübergehende Speicherung Ihrer IP-Adresse durch unseren Webserver ist technisch notwendig, um die Website anzeigen zu können. Hierfür muss Ihre IP-Adresse zwangsläufig für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
        Die Speicherung der oben genannten Daten in den Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit unserer Website sicherzustellen. Diese Daten dienen uns darüber hinaus zur Optimierung der Website und zur Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme (z.B. zur Angriffserkennung). Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
        Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Betrieb und der Gewährleistung der Sicherheit unserer Website.
      4. Dauer der Speicherung
        Die oben genannten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist das der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
        Im Falle der in den Logfiles gespeicherten Daten ist das nach maximal sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, wenn diese Daten aus (z.B. Aufklärung von Angriffen, Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) erforderlich sind. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
      5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
        Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und ihre Speicherung in Logfiles ist für den Betrieb unserer Website aus technischen Gründen zwingend erforderlich. Sie haben folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.
    2. Technisches Anwendungsprotokoll
      1. Umfang der Datenverarbeitung
        Zusätzlich zu den Logfiles des Webservers führt unsere Anwendung ein eigenes technisches Protokoll. Darin speichern wir zu jeder Anfrage an unsere Prüf- und Versandfunktionen Datum und Uhrzeit, Ihre IP-Adresse, Browser, verweisende Website, die aufgerufene Funktion und Ihre Eingaben (z. B. die geprüfte USt-ID sowie E-Mail-Adresse, Name und Firma bei der Anforderung des Ergebnisses), außerdem die Antworten unserer Dienste, Laufzeiten und technische Fehlermeldungen. Passwörter und Sicherheitsmerkmale werden nicht gespeichert.
      2. Zweck der Datenverarbeitung
        Das Protokoll dient ausschließlich dazu, technische Fehler zu erkennen und zu beheben sowie Missbrauch abzuwehren. Eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.
      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
        Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und fehlerfreien Betrieb unserer Website und ihrer Prüffunktion.
      4. Dauer der Speicherung
        Die Einträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
    3. E-Mail-Kontakt und Kontaktformular
      1. Umfang der Datenverarbeitung
        Über unser Kontaktformular und die bereitgestellte E-Mailadresse können Sie uns kontaktieren. In diesem Fall speichern wir die von Ihnen mit der Anfrage übermittelten personenbezogenen Daten (Name, Firma, E-Mailadresse und Nachricht).
      2. Zweck der Datenverarbeitung
        Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.
      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
        Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer Kontaktanfrage übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigte Interessen von uns als Verantwortliche). Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Erfüllung eines Vertrages).
      4. Empfänger
        Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind unsere für die Bearbeitung Ihres Anliegens zuständigen innerbetrieblichen Stellen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet. Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.
      5. Dauer der Speicherung
        Die ans uns übermittelten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
      6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
        Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Einen Widerruf richten Sie bitte an folgende E-Mail-Adresse: info@optimussoftware.de. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
    4. Testversion
      1. Umfang der Datenverarbeitung
        Wenn Sie eine Testversion anfordern, erheben wir Ihren Namen, Ihre Firma und Ihre E-Mailadresse.
      2. Zweck der Datenverarbeitung
        Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient uns der Zurverfügungstellung einer Testversion.
      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
        Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
      4. Empfänger der Daten
        Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind unsere für die Zurverfügungstellung einer Testversion zuständigen innerbetrieblichen Stellen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet. Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.
      5. Dauer der Speicherung
        Die ans uns übermittelten Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Datenverarbeitung weggefallen ist und einer Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Diese ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen).
      6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
        Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Einen Widerruf richten Sie bitte an info@optimussoftware.de. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Anforderung einer Testversion gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
    5. Bestellung
      1. Umfang der Datenverarbeitung
        Wenn Sie bei uns eine Lizenz erwerben, verarbeiten wir folgende Daten: Vorname, Name, Firma, E-Mailadresse, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, USt-ID, Lizenztyp.
      2. Zweck der Datenverarbeitung
        Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Bestellabwicklung und Durchführung eines rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisses.
      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
        Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 2 lit. b) DS-GVO (Erfüllung eines Vertrages)
      4. Empfänger
        Wenn Sie eine Lizenz bestellen, verarbeiten unsere zuständigen innerbetrieblichen Stellen Ihre personenbezogenen Daten für die Bestellabwicklung. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet. Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.
      5. Dauer der Speicherung
        Wenn Sie bei uns eine Lizenz bestellen, unterliegen wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen).
    6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
      Wenn Sie bei uns eine Lizenz bestellen, unterliegen wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen).
  4. Cookies
    1. Umfang der Datenverarbeitung
      Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Aufruf der Webseite auf Ihrem Computer (z. B. Rechner, Tablet, Smartphone) gespeichert werden. Cookies richten auf Ihrem Computer keinen Schaden an und enthalten keine Schadsoftware wie z. B. Viren oder Trojaner.
      In Cookies können personenbezogene Daten, insbesondere die IP-Adresse, gespeichert werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.
      Wir verwenden Cookies, die für den Betrieb unserer Website technisch notwendig sind (sogenannte essenzielle Cookies) und Cookies, die uns zu statistischen Zwecken dienen und mit denen wir Informationen über den Besuch unserer Webseite ermitteln.
      Sie können beim Aufruf unserer Webseite selbst entscheiden, ob Sie Cookies, die für die technischen Funktionen der Website nicht notwendig sind, akzeptieren möchten oder nicht.
      Hier gelangen Sie erneut zum Auswahl-Dialog für Cookies, die auf unserer Homepage verwendet werden.
    2. Rechtsgrundlagen
      Für den Einsatz der essenziellen, für den Betrieb der Website notwendigen Cookies, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Betrieb und der Funktionsfähigkeit unseres Onlineangebots.
      Für den Einsatz von Statistik-Cookies ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung).
    3. Dauer der Speicherung
      Die von uns verwendeten essenziellen Cookies werden nach 1 Jahr gelöscht. Das Ablaufdatum der Statistik-Cookies beträgt zwischen 30 Minuten und 13 Monaten.
    4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
      Sie haben als Nutzer die Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Sie können diese jederzeit löschen. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie diesen auch so einstellen, dass Cookies nicht gespeichert oder am Ende Ihrer Internetsitzung automatisch gelöscht werden.
      Um Cookies zu löschen, wählen Sie im Microsoft Internet-Explorer “Extras > Internetoptionen > Allgemein > Browserverlauf > Löschen. Die generelle Behandlung von Cookies können Sie unter „Extras > Internetoptionen > Datenschutz > Erweiterte Einstellungen“ festlegen.
      In Firefox wählen Sie „Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Cookies und Webseite-Daten“.
      In Google Chrome wählen Sie hierzu „Einstellungen > Erweitert > Datenschutz und Sicherheit > Webseite-Einstellungen > Cookies und Webseitedaten“.
      Wenn Sie einen anderen Internet-Browser verwenden, dann entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion des Browsers die Anweisungen bezüglich der Verhinderung sowie der Löschung von Cookies.
      Bitte beachten Sie, dass Sie im Fall von deaktivierten Cookies gegebenenfalls nicht alle Funktionen unserer Webseite nutzen können.
  5. Hubspot
    Wir verwenden Hubspot des Anbieters HubSpot HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA, in Europa vertreten durch die Ireland Limited, 2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland.

    Bei Hubspot handelt es sich um eine integrierte Software-Lösung, mit der wir verschiedene Bereiche unseres Online-Marketings abdecken. Hierzu zählen z.B. die Bereitstellung von Downloads, Kontaktmanagement, Landing Pages und Kontaktformulare. Hierbei werden Cookies verwendet. Was Cookies sind und wie Sie diese löschen können, haben wir in Ziffer 4 beschrieben.

    Die erfassten Informationen (z.B. IP-Adresse, geographischer Standort, Browsertyp, aufgerufene Seiten unseres Onlineangebots, Datum und Dauer des Besuches) wertet Hubspot in unserem Auftrag aus und stellt uns Reports über den Besuch und die besuchten Seiten unseres Onlineangebots zur Verfügung. Wenn Sie sich über ein Webformular registrieren, werden Ihre Kontaktinformationen wie Name, Firma und E-Mailadresse verarbeitet.

    Wir verwenden HubSpot zu Analyse- und Marketingzwecken insbesondere um herauszufinden, welche Produkte oder Dienstleistungen unseres Unternehmens für Webseitenbesucher besonders interessant sind. Dadurch können wir unsere Marketing-Maßnahmen und unseren Internetauftritt optimieren.

    Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie uns beim Aufruf unserer Webseite erteilt haben. Wenn Sie in die Verarbeitung durch Hubspot nicht eingewilligt haben, wird HubSpot nicht genutzt.

    Mittels HubSpot erfasste Informationen werden auf Servern von HubSpot gespeichert. Hierbei findet eine Datenübermittlung an ein Drittland (USA) statt.

    Zur Regelung der Datenübermittlung haben wir mit Hubspot EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen (Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO). Weitere Informationen zum Thema „HubSpot und Datenschutz“ finden Sie unter https://www.hubspot.de/data-privacy/privacy-shield und https://legal.hubspot.com/privacy-policy

    Wenn Sie eine Erfassung durch HubSpot nicht wünschen, können Sie die Speicherung von Cookies jederzeit unterbinden. Hierzu können Sie Ihren Browser wie in Ziffer 4 beschreiben einstellen oder Cookies löschen.

    Hier gelangen Sie erneut zum Auswahl-Dialog für Cookies, die auf unserer Homepage verwendet werden.
  6. Datensicherheit
    Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Datenverarbeitung entsprechend dem Stand der Technik. Damit stellen wir sicher, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, eingehalten werden und die durch uns verarbeiteten Daten gegen Vernichtung, Verlust, Veränderung und unberechtigte Zugriffe geschützt sind. Zu diesen Sicherheitsmaßnahmen zählt auch die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Webserver. Bitte beachten Sie, dass die SSL-/TLS-Verschlüsselung bei über das Internet ausgeführten Übertragungen nur dann aktiviert ist, wenn das Schlüsselsymbol in der unteren Menüleiste Ihres Browserfensters erscheint und die Adresse mit https:// beginnt. Durch SSL/TLS wird die Datenübertragung mit einer Verschlüsselungstechnologie vor illegalem Datenzugriff Dritter geschützt. Sollte diese Option nicht zur Verfügung stehen, können Sie sich auch dafür entscheiden, bestimmte Daten nicht über das Internet zu versenden. Unser Webserver befindet sich in der Bundesrepublik Deutschland.
  7. Reichweitenmessung ohne Cookies
    1. Umfang der Datenverarbeitung
      Um zu erfahren, wie viele Menschen unsere Website besuchen und die USt-ID-Prüfung nutzen, zählen wir Seitenaufrufe mit einer eigenen Statistik auf unserem Webserver. Beim Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser dazu die aufgerufene Adresse, die verweisende Website (nur wenn Sie von einer anderen Website kommen) und gegebenenfalls Kampagnenparameter der Adresse (z. B. utm_source). Klicken Sie auf einen Link zu einer anderen Website, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse, übermittelt Ihr Browser zusätzlich die Adresse des Links und den Bereich der Seite, in dem er steht. Links zu unseren Angeboten in der E-Mail mit Ihrem Prüfergebnis und im PDF führen über unsere Website, die den Klick zählt und sofort zum Ziel weiterleitet; diese Links enthalten keine Angaben zu Ihrer Person oder Ihrer Anforderung. Um mehrfache Aufrufe und Klicks derselben Person an einem Tag nur einmal zu zählen, bilden wir aus Ihrer IP-Adresse, der Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und einem täglich neu erzeugten Zufallswert einen Hashwert. Wir setzen hierfür keine Cookies ein und speichern keine Informationen auf Ihrem Endgerät. Dauerhaft gespeichert werden ausschließlich zusammengefasste Tageszahlen, etwa die Anzahl der Besucher, Seitenaufrufe, Prüfungen, PDF-Anforderungen und Klicks auf Links je Seite, Herkunft, Gerätetyp (Smartphone, Tablet, Computer) und Uhrzeit. Daraus lässt sich nicht auf einzelne Personen schließen.
    2. Zweck der Datenverarbeitung
      Die Verarbeitung dient der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website und der kostenlosen USt-ID-Prüfung, um Angebot und Inhalte zu verbessern.
    3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
      Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unserer Website.
    4. Dauer der Speicherung
      Der Hashwert und der Zufallswert des Tages werden spätestens beim ersten Seitenaufruf des Folgetags gelöscht; danach ist auch uns keine Zuordnung mehr möglich. Die zusammengefassten Tageszahlen enthalten keine personenbezogenen Daten.
    5. Empfänger
      Die Statistik läuft ausschließlich auf unserem Webserver; Empfänger ist nur unser Webhoster als Auftragsverarbeiter. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
    6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
      Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DS-GVO). Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“, zählen wir Ihre Aufrufe nicht; ohne JavaScript findet ebenfalls keine Zählung statt.
  8. Kostenlose USt-ID-Prüfung
    1. Umfang der Datenverarbeitung
      Wenn Sie auf unserer Startseite eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen, verarbeiten wir die eingegebene USt-IdNr., Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage sowie das Ergebnis der Prüfung einschließlich der dabei ermittelten Firmen- und Adressdaten des geprüften Unternehmens. Außerdem speichern wir eine Kennung der gelösten Sicherheitsprüfung (Hashwert des hCaptcha-Tokens und Zeitpunkt der Lösung), die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) sowie die Herkunft des Aufrufs (Kampagnenparameter der aufgerufenen Adresse wie utm_source und die verweisende Website). Die Anfrage wird von unserem Webserver an unseren eigenen Prüfdienst (Optimus Software GmbH, Server in Deutschland) weitergeleitet, der die USt-IdNr. beim zuständigen amtlichen Bestätigungsdienst (Bundeszentralamt für Steuern bzw. Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem MIAS/VIES der Europäischen Kommission) prüft. An den amtlichen Dienst wird nur die USt-IdNr. übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse.
    2. Zweck der Datenverarbeitung
      Die Verarbeitung dient der Durchführung der Prüfung, der Begrenzung der kostenlosen Prüfungen (derzeit je IP-Adresse höchstens 90 Prüfungen innerhalb von 30 Tagen), der Abwehr von Missbrauch sowie der Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse unseres Prüfdienstes.
    3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
      Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die kostenlose Prüfung zuverlässig anzubieten und vor Missbrauch zu schützen.
    4. Dauer der Speicherung
      Die Prüfungen werden in einem Protokoll gespeichert und nach zwölf Monaten automatisch gelöscht. Für die Begrenzung der kostenlosen Prüfungen speichern wir zusätzlich die Zeitpunkte der Prüfungen unter einem Hashwert Ihrer IP-Adresse (bei IPv6 des zugehörigen /64-Netzes); diese Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht. Bis Sie das Ergebnis als PDF anfordern, speichern wir dafür nichts: Ihr Browser erhält einen signierten Nachweis des Ergebnisses, der acht Stunden nach der Prüfung ungültig wird.
    5. Empfänger
      Empfänger sind unsere für den Betrieb des Prüfdienstes zuständigen innerbetrieblichen Stellen sowie unser Webhoster als Auftragsverarbeiter. Die USt-IdNr. wird zur Prüfung an den amtlichen Bestätigungsdienst übermittelt. Zur Einordnung auffälliger Zugriffe kann die IP-Adresse an ip2location.io übermittelt werden, um den ungefähren Standort zu ermitteln (siehe Abschnitt „Ergebnis per E-Mail und Produktnewsletter“). Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
    6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
      Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DS-GVO). Die Prüfung ist freiwillig; ohne die genannte Verarbeitung kann sie nicht durchgeführt werden.
  9. Schutz der USt-ID-Prüfung vor Missbrauch (hCaptcha)
    1. Umfang der Datenverarbeitung
      Zum Schutz unserer kostenlosen USt-ID-Prüfung vor automatisierten Abfragen setzen wir den Dienst hCaptcha der Intuition Machines, Inc., 350 Alabama St, San Francisco, CA 94110, USA ein.

      hCaptcha wird nicht beim bloßen Aufruf dieser Website geladen, sondern erst, wenn Sie das Eingabefeld der USt-ID-Prüfung benutzen oder eine Prüfung starten. Erst zu diesem Zeitpunkt werden Daten an hCaptcha übertragen. Verarbeitet werden dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, Verweildauer und Interaktionen auf der Seite sowie ein Prüf-Token. hCaptcha kann hierfür Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers ablegen.
    2. Zweck der Datenverarbeitung
      Die Auswertung dient ausschließlich dazu, zu unterscheiden, ob eine Anfrage von einem Menschen oder von einer automatisierten Software stammt, und so Missbrauch des Prüfdienstes zu verhindern.
    3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
      Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz des kostenlosen Prüfdienstes vor Missbrauch. Ergänzend prüfen wir Eingaben durch ein verstecktes Feld; diese Prüfung erfolgt ohne Beteiligung Dritter.
    4. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung
      Da der Anbieter seinen Sitz in den USA hat, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgen. Der Anbieter stützt die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c) DS-GVO. Einzelheiten finden Sie unter https://www.hcaptcha.com/privacy.

      Wenn Sie die Übermittlung an hCaptcha vermeiden möchten, erreichen Sie uns jederzeit telefonisch unter 089 24 88 54 54-1 oder per E-Mail an info@optimussoftware.de.
  10. Ergebnis per E-Mail und Produktnewsletter (Double-Opt-in)
    1. Umfang der Datenverarbeitung
      Nach einer gültigen USt-ID-Prüfung können Sie das Ergebnis als PDF anfordern; wir senden es Ihnen per E-Mail. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, freiwillig Ihren Namen und Ihre Firma, die geprüfte USt-IdNr. mit dem angezeigten Ergebnis, den Wortlaut Ihrer Einwilligung sowie für die Anforderung, die Bestätigung und gegebenenfalls die Abmeldung jeweils Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und den aus der IP-Adresse ermittelten ungefähren Standort (Land, Region, Ort, Netzbetreiber). Zusätzlich speichern wir die Herkunft des Aufrufs (Kampagnenparameter wie utm_source und die verweisende Website).

      Sie erhalten zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst nach der Bestätigung senden wir Ihnen das Ergebnis als PDF und nehmen Sie in den Produktnewsletter der Optimus Software GmbH auf. Die E-Mails versenden wir über den Mailserver unseres Webhosters; ein externer Newsletter-Dienst wird nicht eingesetzt.

      Den ungefähren Standort ermitteln wir mit dem Dienst ip2location.io der Hexasoft Development Sdn. Bhd., Malaysia. Dazu wird ausschließlich die IP-Adresse übermittelt; das Ergebnis speichern wir höchstens 30 Tage zwischen. Malaysia ist ein Staat außerhalb der Europäischen Union.
    2. Zweck der Datenverarbeitung
      Die Verarbeitung dient der Zusendung des Prüfergebnisses und des Produktnewsletters, dem Nachweis Ihrer Einwilligung sowie dem Schutz vor Missbrauch, etwa der Eintragung fremder E-Mail-Adressen.
    3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
      Rechtsgrundlage für die Zusendung des Ergebnisses und des Newsletters ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Die Protokollierung von Anforderung, Bestätigung und Abmeldung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DS-GVO) und in der Abwehr von Missbrauch.
    4. Dauer der Speicherung
      Nicht bestätigte Anforderungen löschen wir nach 30 Tagen. Bestätigte Einträge speichern wir, bis Sie sich abmelden. Nach einer Abmeldung nutzen wir Ihre Adresse nicht mehr für den Versand und bewahren den Nachweis von Einwilligung und Widerruf noch drei Jahre auf; danach löschen wir den Eintrag.
    5. Empfänger
      Empfänger sind die für Vertrieb und Kundenbetreuung zuständigen Stellen der Optimus Software GmbH, unser Webhoster als Auftragsverarbeiter (Speicherung und E-Mail-Versand) sowie ip2location.io für die Standortermittlung.
    6. Widerruf der Einwilligung
      Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen - über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@optimussoftware.de.
  11. Weitergabe von Daten an Dritte oder Drittanbieter
    Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn diese eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Datenübermittlung für Vertragszwecke (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse am wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes haben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

    Im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO setzen wir für den Betrieb, die Pflege und die Wartung unserer Website und informationstechnologischen Systeme Dienstleister ein, die im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der IT-Systeme ggf. Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten können. Wir haben deshalb geeignete rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen mit ihnen getroffen, um den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

    Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, mit Ausnahme der im Abschnitt „Schutz der USt-ID-Prüfung vor Missbrauch (hCaptcha)“ beschriebenen Übermittlung.
  12. Ihre Rechte
    Wenn wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. Datenschutzgrundverordnung (D-SGVO) und Sie haben gegenüber uns folgende Rechte der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
    • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
    • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
    • Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
    • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
    • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
    Überdies haben Sie das Recht sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.datenschutzkonferenz-online.de/datenschutzaufsichtsbehoerden.html
    Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
    Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
    Königstrasse 10 a
    D-70173 Stuttgart
    Website mit weiteren Kontaktdaten: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
  13. Änderungen der Datenschutzerklärung
    Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer.
    Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung.
    Stand der Datenschutzerklärung: 13.07.2020